1. Online Check-in

Funkce online Check-in umožní hostům vyplnit předem všechny potřebné údaje o hostech.

 

Check-in ikona
  • vám i hostům ušetří čas při ubytování a zvýší komfort hosta
  • při bezobslužném ubytování je online check-in nutností
  • bezkontaktní ubytování pomáhá bojovat proti šíření infekcí
  • nemusíte se bát snížení počtu dokončených rezervací - odkaz na online check-in je zaslán až po dokončení rezervace

 

Tato funkce je zdarma a je ve výchozím stavu povolená.

Pokud potřebujete online Check-in z nějakého důvodu zakázat, můžete to udělat v:

 

Nastavení – Nastavení systému – Povolit online Check-in

 

Povolit online Check-in

2. Formulář online Check-in

Pokud je funkce povolena, zobrazí se hostu v emailu s rekapitulací objednávky (který je zaslán po dokončení rezervace) také odkaz na online Check-in:

Odkaz online Check-in

 

Po otevření odkazu se hostu zobrazí formulář pro vyplnění údajů o hostech:

Formulář online Check-in

 

Formulář je možné zobrazit ve všech jazycích, které podporujete.

Data jsou chráněna unikátním PINem, který je součástí odkazu na online check-in, zobrazit je tak může pouze ten, komu je zaslán odkaz.

Hostu se ve formuláři zobrazí také info proč je výhodné zadat údaje předem a jaké údaje požaduje zákon.

 

Pokud osoba, která registruje ubytování, nezná údaje všech hostů, může jednoduše doplnit jen údaje, které zná a přeposlat odkaz ostatním hostům k doplnění.

 

Hosté mohou údaje online check-inu doplňovat až do data odjezdu.

 

Abyste zvýšili pravděpodobnost vyplnění údajů co nejvíce hostů předem, můžete zdůraznit výhodnost online check-inu v textu emailu s rekapitulací objednávky.

 

3. Automatické založení karty hosta a přiřazení hosta k rezervaci

Vyplněné údaje automaticky založí kartu hosta v Trevlixu a přiřadí hosta k příslušné rezervaci.

 

(Hosty tedy uvidíte v Trevlixu na kartě rezervace, na záložce „Hosté“.)

 

Hosté rezervace - Podpisové listy

 

Na záložce "Hosté" najdete také "odkaz na Online Check-In" pro příslušnou rezervaci, pokud jej potřebujete znovu přeposlat některému z hostů.

 

Zde také můžete otevřít připravené Podpisové listy v Excelu a vytisknout je již vyplněné k podpisu hostům.

4. Nastavení požadovaných údajů pro Check-in

V modulu Hosté můžete kliknutím na ikonu nastavení (ikona ozubeného kola) zobrazit okno s nastavením povinných polí pro domácí a zahraniční hosty.

Hosté - nastavení povinných polí

To neznamená, že by se údaje hosta neuložily, pokud nejsou zadány všechny požadované údaje. Zobrazí se ale upozornění na chybějící povinné položky.

Host - chybějící údaje

5. Podpis hosta

V Nastavení modulu Hosté si můžete také zvolit, jestli budete žádat po domácích nebo zahraničních hostech podpis.

nastaveni-hoste-zadat-podpis

V takovém případě se hostům zobrazí v online check-inu pole pro podpis myší nebo prstem na zařízeních s dotykovým displejem.

  podpis-hosta

Takto vyplněný podpis si můžete vytisknout z karty rezervace na záložce Hosté - tlačítko tisknout

Tutu funkci můžete použít pro vytištění listinné knihy hostů včetně podpisu hostů.

Kniha hostů - tisknout podpis

6. Máme pořizovat skeny nebo fotografie občanských průkazů hostů?

Pořizování kopií občanského průkazu bez souhlasu jeho držitele je v § 39 písm. c) zákona o občanských průkazech výslovně zakázáno:
Zakazuje se ...
c) pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu držitele

 

Ubytovací zařízení jsou povinna shromažďovat osobní údaje hostů z důvodu naplnění platné legislativy (zákon o pobytu cizinců, vybírání místníno poplatku).

Nejsou ale automaticky oprávněny pořizovat skeny nebo fotografie identifikačních průkazů hosta.

Potřebné údaje je potřeba z průkazů opsat (ať už ručně, online check-inem nebo čtecím zařízením).

Více informací najdete například zde:

https://www.epravo.cz/top/clanky/brante-se-nezakonnemu-kopirovani-osobnich-dokladu-75872.html

https://www.bezplatnapravniporadna.cz/obcanske-pravo/nezarazene/42774-muze-hotel-penzion-obcansky-prukaz-hosta-vyfotit-zkopirovat-oskenovat-nebo-opsat-cislo-op.html

https://www.trevlix.cz/cz/hlaseni-pobytu-cizincu/

 

Související právní předpisy:

  • zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech
  • zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů
  • zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích