1. Online Check-in
Funkce online Check-in umožní hostům vyplnit předem všechny potřebné údaje o hostech.
 |
|
Tato funkce je zdarma a je ve výchozím stavu povolená.
Pokud potřebujete online Check-in z nějakého důvodu zakázat, můžete to udělat v:
Nastavení – Nastavení systému – Povolit online Check-in
2. Formulář online Check-in
Pokud je funkce povolena, zobrazí se hostu po dokončení rezervace odkaz na online Check-in a je také zaslán v emailu s rekapitulací objednávky pro možnost pozdějšího doplnění:
Po otevření odkazu se hostu zobrazí formulář pro vyplnění údajů o hostech:
Formulář je možné zobrazit ve všech jazycích, které podporujete.
Data jsou chráněna unikátním PINem, který je součástí odkazu na online check-in, zobrazit je tak může pouze ten, komu je zaslán odkaz.
Hostu se ve formuláři zobrazí také info proč je výhodné zadat údaje předem a jaké údaje požaduje zákon.
Pokud osoba, která registruje ubytování, nezná údaje všech hostů, může jednoduše doplnit jen údaje, které zná a přeposlat odkaz ostatním hostům k doplnění.
Hosté mohou údaje online check-inu doplňovat až do data odjezdu.
Abyste zvýšili pravděpodobnost vyplnění údajů co nejvíce hostů předem, můžete zdůraznit výhodnost online check-inu v textu emailu s rekapitulací objednávky.
3. Automatické založení karty hosta a přiřazení hosta k rezervaci
Vyplněné údaje automaticky založí kartu hosta v Trevlixu a přiřadí hosta k příslušné rezervaci.
(Hosty tedy uvidíte v Trevlixu na kartě rezervace, na záložce „Hosté“.)
Na záložce "Hosté" najdete také "odkaz na Online Check-In" pro příslušnou rezervaci, pokud jej potřebujete znovu přeposlat některému z hostů.
Zde také můžete otevřít připravené Podpisové listy v Excelu a vytisknout je již vyplněné k podpisu hostům.
4. Nastavení požadovaných údajů pro Check-in
V modulu Hosté můžete kliknutím na ikonu nastavení (ikona ozubeného kola) zobrazit okno s nastavením povinných polí pro domácí a zahraniční hosty.
To neznamená, že by se údaje hosta neuložily, pokud nejsou zadány všechny požadované údaje. Zobrazí se ale upozornění na chybějící povinné položky.
5. Podpis hosta
V Nastavení modulu Hosté si můžete také zvolit, jestli budete žádat po domácích nebo zahraničních hostech podpis.
V takovém případě se hostům zobrazí v online check-inu pole pro podpis myší nebo prstem na zařízeních s dotykovým displejem.
Takto vyplněný podpis si můžete vytisknout z karty rezervace na záložce Hosté - tlačítko tisknout
Tutu funkci můžete použít pro vytištění listinné knihy hostů včetně podpisu hostů.
6. Máme pořizovat skeny nebo fotografie občanských průkazů hostů?
Pořizování kopií občanského průkazu bez souhlasu jeho držitele je v § 39 písm. c) zákona o občanských průkazech výslovně zakázáno:
Zakazuje se ...
c) pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu držitele
Ubytovací zařízení jsou povinna shromažďovat osobní údaje hostů z důvodu naplnění platné legislativy (zákon o pobytu cizinců, vybírání místníno poplatku).
Nejsou ale automaticky oprávněny pořizovat skeny nebo fotografie identifikačních průkazů hosta.
Potřebné údaje je potřeba z průkazů opsat (ať už ručně, online check-inem nebo čtecím zařízením).
Více informací najdete například zde:
https://www.epravo.cz/top/clanky/brante-se-nezakonnemu-kopirovani-osobnich-dokladu-75872.html
https://www.trevlix.cz/cz/hlaseni-pobytu-cizincu/
Související právní předpisy:
- zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech
- zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů
- zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích