Zaslání instrukcí hostům emailem

Trevlix vám umožní automaticky zaslat hostům důležité informace např. k platbě, rezervacím nebo ubytování emailem.

Text můžete zadat v:

Nastavení - Nastavení textů, podmínek a pravidel

tlačítko nastavení textů

1. Email s rekapitulací objednávky instrukce pro hosty

Tento nejdůležitější email je zaslán hostu po provedení rezervace.

Obsahuje všechny potřebné údaje o termínu rezervace, rezervovaném ubytování a kontaktní osobě.

 

Do emailu můžete doplnit libovolné vlastní informace, například:

  • do kdy musí host uhradit zálohu za rezervaci
  • pokud máte aktivní modul Platební brána, tak můžete připomenout, že pokud host nezaplatil v posledním kroku rezervace, součástí emailu je odkaz na zaplacení zálohy online
  • pokud nemáte online platební bránu, pak můžete uvést alespoň instrukce pro bankovní převod
  • práci si ušetříte také upozorněním na výhodnost vyplnění online check-inu pro všechny hosty před příjezdem, součástí emailu je také odkaz na online check-in
  • informace, jakým způsobem má host postupovat při příjezdu (např. kódy k bráně, instrukce pro pozdní check-in, vyzvednutí klíčů, úschova kol)
  • informace k možnostem parkování
  • odkaz na storno podmínky, kontaktní údaje pro případné změny termínu

Email rekapitulace rezervace

2. Email po zaplacení rezervace

Platební brána zasílá informaci o provedení platby.

Určitě ale hosta potěší a uklidní také informace od vás, že o provedené platbě víte.

Můžete případně také doplnit další informace a instrukce pro příjezd nebo pobyt hosta podle potřeby. 

Email rezervace ubytování zaplacena

Tip: V emailu můžete použít proměnné (#paid_amount#), která bude nahrazena zaplacenou a (#id_booking#), která bude nahrazena číslem zaplacené rezervace.

3. Email pro zaslání dokladu na email hosta

Vystavený doklad ve formátu PDF můžete přímo z Trevlixu poslat na email hosta.

Doklad emailem

Tip: V emailu můžete použít proměnnou (#document_number#), která bude nahrazena číslem odeslaného dokladu.

4. Automatická zpráva před příjezdem hosta - novinka, testovací provoz

Tento typ zprávy vám umožní automaticky kontaktovat hosta zvolený počet dnů před příjezdem (např. 5 dnů předem).

Můžete hostu připomenout termín rezervace, vyzvat ke kontrole nebo doplnění online check-inu, k zaplacení zálohy za ubytování nebo připomenout klíč pro odemčení klíčového boxu.

automatická zpráva před příjezdem hosta

5. Automatická zpráva po odjezdu hosta - novinka, testovací provoz

Tento typ zprávy vám umožní automaticky kontaktovat hosta zvolený počet dnů po odjezdu (např. 1 den poté).

Můžete hostu poděkovat za návštěvu, odeslat odkaz na formulář s připomínkami a náměty nebo třeba odkaz na Google recenze vašeho ubytovacího zařízení.

automatická zpráva po odjezdu hosta

Tip: Návod jak poslat odkaz na recenzi Google najdete zde.

6. Chci si do textu automatického emailu vložit loga, obrázky a fotky

Je možné vložit obrázky z internetu (tedy s veřejnou zabezpečenou URL adresou, která začíná https://). Tedy například foto, které si uložíte do FTP úložiště Vašeho webu. Nebo do nějakého úložiště obrázků typu Google Photos (musí být samozřejmě nastaveny jako veřejné), imgur, postimages, atd. atd. Pak můžete URL obrázku vložit ikonou vložit/upravit obrázek ve vizuálním editoru textu zprávy. 

 

Silně ale nedoporučujeme toto řešení, protože:

1) Obrázky zvýší spamové skóre automaticky odesílaných zpráv a procento nedoručených zpráv a riziko zařazení na spamlist.

2) Mnoho poštovních klientů, např. Outlook nebo Mozilla Thunderbird, blokují v emailech obrázky z internetu a zobrazují místo nich díru o velikosti obrázku s červeným křížkem a bezpečnostním varováním. Při umístění velkého obrázku na začátek zprávy tedy adresát možná ani neuvidí, co mu píšete. Jen smaže podezřele vypadající email s velikou dírou a křížkem.

3) Pravděpodobnost, že si host automatickou zprávu přečte, je tím vyšší, čím více bude připomínat běžný email, napsaný člověkem. Pokud bude vypadat jako barevný newsletter, mnoho adresátů si jej automaticky zařadí do kategorie "otravná reklama" a bez přečtení jej přeskočí nebo smaže.

 

Pokud potřebujete do emailu vložit nějaké obrázkové návody (jak se dostat na místo, jak najít a otevřít zámky), zvažte raději řešení formou vytvoření samostatné strany na vašem webu, s kompletním návodem, včetně obrázků. A do automatického emailu pak vložte jen odkaz typu: Obrázkový návod, jak se k nám dostanete, najdete zde.

7. Příklady automatických textů

V příloze ve formátu Word najdete příklady některých automatických textů včetně ukázky použití podporovaných proměnných.

Přílohy
docxNastavení textů [docx, 16 kB]