Hlášení pobytu cizinců

Oznamování ubytování cizince ubytovatelem do aplikace Ubyport

V této nápovědě si ukážeme, jak nastavit Trevix pro automatické hlášení ubytování cizinců. Už žádné ruční vypisování formulářů 😎

💡Pro aktivaci služby nám prosím zašlete PDF s přihlašovacími údaji od policie s názvem "Ubyport - Webová služba"

⚠️ Pozor, přihlašovací údaje se liší od přístupů pro ruční hlášení. Níže zjistíte, jak PDF soubor získat zasláním emailové žádosti na Policii.

1. Získání přístupových údajů

Nejprve je potřeba odeslat žádost na službu cizinecké policie o přihlašovací údaje do Ubyport - Webová služba.

⚠️Upozornění - přístupové údaje do aplikace Ubyport pro ruční hlášení se liší od přístupových údajů do automatické služby Ubyport - Webová služba.
I pokud už máte přístupy pro ruční hlášení, musíte požádat policii o zaslání přístupů do Webové služby Ubyport.

Postup najdete zde:

https://www.policie.cz/clanek/lze-zasilani-dat-do-ubyportu-nejakym-zpusobem-automatizovat.aspx

Jak získáte přihlašovací údaje do Ubyport modulu Webová služba?
Pokud jste již registrovaný v Internetové aplikaci Ubyport, tak postačí zaslat na e-mail reguby@pcr.cz volnou formou žádost, kde uvedete IDUB, název ubytovacího zařízení, název programu, který bude zasílat automatizovaně data (Trevlix) na server Policie České republiky.

Text e-mailu může vypadat například takto:
".. žádám o přihlašovací údaje do Ubyport Webová služba pro ubytovací zařízení Penzion ABC, Testovací 12, Praha 1, IDUB: 123456789, které budu zasílat prostřednictvím programu Trevlix"
Pokud nejste registrovaný v Internetové aplikaci Ubyport, tak při registraci v položce Poznámka vyznačte zájem o webovou službu s názvem programu. Například textem: „.. data budu zasílat automatizovaně prostřednictvím programu Trevlix“

2. Nastavení přihlašovacích údajů v Trevlixu

Jakmile získáte od Policie přihlašovací údaje pro webovou službu Ubyport, požádejte z modulu Dotaz v Trevlixu o aktivaci služby Ubyport API.

Pak můžete nastavit své údaje v Trevlixu:

Nastavení - Nastavení systému - Oznamování cizinců Policii ČR - nastavit

Nastavení Ubyport

Nastavení Ubyport - API

Dejte prosím pozor, aby všechny údaje přesně souhlasily s údaji přidělenými policií (včetně velkých písmen, mezer, a podobně). Pokud je chybně zadána hodnota IDUB nebo Přihlašovací jméno a Přístupové heslo, hlášení se vůbec neodešle. Pokud je chyba v ostatních hodnotách, Ubyport bude na chybu upozorňovat při každém hlášení číselným kódem chyby.

3. Které hosty a kdy bude Trevlix ohlašovat na Ubyport?

Trevlix vyhledává:

rezervace, které začínají nejdříve dnes (hosty nelze dle zákona ohlašovat před jejich ubytováním)
rezervace, které jsou aktuální (datum odjezdu je před 7 dny nebo novější)
v rezervaci jsou evidováni hosté, jejichž státní příslušnost je jiná než česká a zároveň ještě nebyli úspěšně ohlášeni

Hlášení provádí Trevlix automaticky 2x denně v 02:00 a 15:00 až do úspěšného nahlášení hosta. Časy hlášení se můžou v budoucnosti měnit.

4. Pečlivá evidence hostů

Pokud chcete používat funkci pro hlášení pobytu, základním předpokladem pro správnou funkčnost je:

buď zadávat hosty v editační kartě Rezervace na záložce Hosté
nebo pokud máte aktivní službu Online check-in, tak zkontrolovat správnost údajů zadaných předem hostem
dbát na to, aby bylo vyplněno pole Státní příslušnost u všech cizinců.

Návod Jak na evidenci hostů najdete zde.

Pokud bude dále při exportu dat do systému Policie chybět nějaký údaj, upozorní vás Trevlix nebo systém Policie na chybějící povinné údaje. Jestliže ale hosta do evidence vůbec neuvedete nebo neuvedete jeho Státní příslušnost, pak Trevlix nebude vědět, že jste měli v ubytovacím zařízení hosta ze zahraničí ;)

To může způsobit potíže s Policií ČR a vést k pokutě za každého zahraničního hosta chybějícího v evidenci.

Dbejte tedy prosím na to, aby žádný host, zejména zahraniční, v Knize hostů v Trevlixu nechyběl 😉

5. Jaké údaje o cizincích Policie požaduje

Je jich poměrně hodně:

Datum ubytování Od - Do
Příjmení, Jméno
Datum narození
Státní občanství
Trvalé bydliště v zahraničí (pokud není uvedeno v dokladu hosta, zkuste zjistit a zadat alespoň město)
Číslo dokladu
Číslo víza (u vízových cizinců)
Účel pobytu (volbou z možností)

Veškeré údaje o hostech kromě termínu ubytování můžete editovat na Kartě hosta.

6. Jak zjistím, jestli byly údaje hosta správně ohlášeny?

V modulu Hosté můžete kliknutím na tlačítko "Hlášení pobytu" (zobrazuje se vpravo dole, pokud máte aktivní službu Ubyport API) zobrazit všechna provedná hlášení a jejich výsledek. Najdete zde také podpis, tzv. "Pseudorazítko", které umožňuje prokázat odeslání údaje o hostu do aplikace Ubyport.

Hlášení pobytu

Pokud chcete zjisti hlášení o konkrétním hostu, stačí kliknout na záložku "Hlášení pobytu" na kartě hosta.

Hlášení pobytu - karta hosta

7. Co když dojde při hlášení hosta k chybě?

Pokud aplikace Ubyport ohlásí kritickou chybu při hlášení hosta, zašle Vám Trevlix upozornění na email. Email obsahuje seznam chyb.

Email chyba Ubyport

Pokud na chybu kliknete, zobrazí se Vám strana se seznamem chyb, číslo chyby je zvýrazněné červeně.

Číselník chyb ubyport

Chyby začínající jedničkou jsou kritické a způsobí neohlášení hosta. Chyby začínající dvojkou jsou obvykle jen upozornění , např. na odchylku v nastavení kontaktních údajů provozovatele od formuláře zaslaného policií.

Opravte prosím chyby, které brání správnému ohlášení hosta, na kartě hosta. Trevlix se pokusí hlášení provést znovu. Hlášení provádí Trevlix dvakrát denně.

Zákon stanovuje povinnost nahlášení hosta do 3 dnů.

8. Vedení domovní knihy v listinné podobě

Pokud k vám přijde kontrola z Policie ČR, může po vás požadovat také předložení domovní knihy v listinné podobě:

https://www.policie.cz/clanek/hlaseni-pobytu-cizincu.aspx

Může to být soubor vytištěných dokumentů s údaji hosta, podepsaný hostem. Tyto listinné dokumenty je ubytovatel povinen uschovávat po dobu 6 let od ukončení ubytování cizince.

Pro usnadnění práce si uložené údaje cizince můžete vytisknout z Trevlixu a předložit je hostu jen k podpisu.

V editaci rezervace klikněte na záložku Hosté.

Editace rezervace, záložka Hosté

Pokud jsou už k rezervaci přiřazeni (tlačítkem "Uložit") nějací hosté, zobrazí se zde tlačítko "Podpisové listy", kterým exportujete údaje hostů do Excelu.

Na každém listu Excelu je 1 osoba, můžete si vytisknout listy všech hostů nebo jen vybrané listy.

Tisk je přednastaven horizontálně na A4, takže po otočení papíru se na 1 stranu A4 vejdou 2 listy hosta.

Podpisový list hosta - cizince