v tomto návodu si ukážeme, jak splnit povinnost oznamování ubytování cizinců Službě cizinecké policie.
Pokud chcete používat funkci pro export souboru domovní knihy pro cizineckou policii, základním předpokladem pro správnou funkčnost je:
Návod Jak na evidenci hostů najdete zde.
Pokud bude dále při exportu dat do systému Policie chybět nějaký údaj, upozorní vás Trevlix nebo systém Policie na chybějící povinné údaje. Jestliže ale hosta do evidence vůbec neuvedete nebo neuvedete jeho Státní příslušnost, pak Trevlix nebude vědět, že jste měli v ubytovacím zařízení hosta ze zahraničí ;)
To může způsobit potíže s Policií ČR a vést k pokutě za každého zahraničního hosta chybějícího v evidenci.
Dbejte tedy prosím na to, aby žádný host, zejména zahraniční, v Knize hostů v Trevlixu nechyběl :)
Pro získání IDUB a Zkratky je zapotřebí vyplnit formulář "Žádost o registraci ubytovacího zařízení".
Vyplněný internetový formulář pak můžete zaslat na Ředitelství služby cizinecké policie emailem, datovou schránkou nebo poštou.
Žádost bude vyřízena do 30 dnů.
Základní informace: https://www.policie.cz/clanek/oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx
Postup registrace: https://www.policie.cz/clanek/a-oznamovani-ubytovani-cizince-ubytovatelem-prostrednictvim-dalkoveho-pristupu-pres-internet-ubyport.aspx
Žádost o registraci: http://ubytovani.pcr.cz/reg/
Identifikátory IDUB a Zkratka přidělené Ředitelstvím cizinecké policie vložíte v:
Nastavení - Nastavení systému - Oznamování cizinců Policii ČR - nastavit
Ověřte také pro jistotu správnost kontaktních údajů ubytovacího zařízení v:
Nastavení - Kontaktní údaje
Zejména věnujte prosím pozornost poli "Okres", které je vyžadováno Policií ČR a které je často nevyplněno :)
V Modulu Hosté zvolte Datum od - do pro období, za které exportujete seznam ubytovaných cizinců.
Zobrazí se Vám tabulka se všemi ubytovanými hosty. Ověřte, že všichni cizinci mají v tabulce uvedenou Státní příslušnost.
Nyní klikněte na tlačítko "Export pro cizineckou policii".
Pokud je vše v pořádku, vygeneruje se vám soubor s koncovkou *.unl, který v následujícím kroku vložíte do aplikace Policie ČR UbyPort.
Pokud chybí některé povinné údaje, zobrazí se jejich seznam s možností kliknutím otevřít kartu Hosta a doplnit chybějící údaje.
Je jich poměrně hodně:
Veškeré údaje o hostech kromě termínu ubytování můžete editovat na Kartě hosta.
Jakmile máte z Trevlixu vygenerovaný UNL soubor pro zvolené období, přihlaste se do aplikace UbyPort údaji, které jste získali při registraci ubytovacího zařízení:
https://ubyport.policie.cz/UbyPort_Formular/
Postup vložení vygenerovaného UNL souboru
Tlačítkem „Přihlásit“ se Vám zobrazí stránka se zatrhávátkem „IDUB“ a tlačítkem „Pořizování dat (formulář)“ a tlačítkem „Import dat (UNL soubor)“.
Budete přesměrování na další stranu, na které 1) vložíte do formuláře UNL soubor ze svého počítače a 2) kliknete na tlačítko Načtení souboru.
Co dělat po odeslání seznamu cizinců?
Zmáčknout tlačítko „Zobrazit doručenku – PDF“, které doručenku zobrazí a tuto doručenku vytisknout a založit jako jeden z listů Domovní knihy, kterou je povinnost v ubytovacím zařízení vést.
Více informací najdete na stránkách:
Pokud je v některém ze záznamů chyba, bude doručenka obsahovat seznam nepřijatých záznamů a popis chyby.
Pro opravu stačí v Trevlixu opravit chybějící údaje, znovu exportovat UNL soubor a vložit opravený soubor stejným způsobem.
Duplicitní záznamy nejsou problém, Policii nevadí, pokud je stejný záznam odeslán znovu.
Pokud k vám přijde kontrola z Policie ČR, může po vás požadovat také předložení domovní knihy v listinné podobě:
https://www.policie.cz/clanek/hlaseni-pobytu-cizincu.aspx
Může to být soubor vytištěných dokumentů s údaji hosta, podepsaný hostem. Tyto listinné dokumenty je ubytovatel povinen uschovávat po dobu 6 let od ukončení ubytování cizince.
Pro usnadnění práce si uložené údaje cizince můžete vytisknout z Trevlixu a předložit je hostu jen k podpisu.
V editaci rezervace klikněte na záložku Hosté.
Pokud jsou už k rezervaci přiřazeni (tlačítkem "Uložit") nějací hosté, zobrazí se zde tlačítko "Podpisové listy", kterým exportujete údaje hostů do Excelu.
Na každém listu Excelu je 1 osoba, můžete si vytisknout listy všech hostů nebo jen vybrané listy.
Tisk je přednastaven horizontálně na A4, takže po otočení papíru se na 1 stranu A4 vejdou 2 listy hosta.