Jak na oznamování ubytování cizinců Policii ČR

aneb Jak na export Domovní knihy cizinců

v tomto návodu si ukážeme, jak splnit povinnost oznamování ubytování cizinců Službě cizinecké policie.

 

Pokud budete mít jakékoli dotazy, narazíte na nějaký problém nebo budete potřebovat pomoc při prvním exportu, jsme tady pro vás na

1. Pečlivá evidence hostů ze zahraničí a nastavení státní příslušnosti

Pokud chcete používat funkci pro export souboru domovní knihy pro cizineckou policii, základním předpokladem pro správnou funkčnost je:

  • zadávat hosty v editační kartě Rezervace na záložce Hosté a
  • dbát na to, aby bylo vyplněno pole Státní příslušnost u všech cizinců.

 

Návod Jak na evidenci hostů najdete zde.

 

Pokud bude dále při exportu dat do systému Policie chybět nějaký údaj, upozorní vás Trevlix nebo systém Policie na chybějící povinné údaje. Jestliže ale hosta do evidence vůbec neuvedete nebo neuvedete jeho Státní příslušnost, pak Trevlix nebude vědět, že jste měli v ubytovacím zařízení hosta ze zahraničí ;)

 

To může způsobit potíže s Policií ČR a vést k pokutě za každého zahraničního hosta chybějícího v evidenci.

Dbejte tedy prosím na to, aby žádný host, zejména zahraniční, v Knize hostů v Trevlixu nechyběl :)

2. Jak získat IDUB a Zkratku od Služby cizinecké policie

Pro získání IDUB a Zkratky je zapotřebí vyplnit formulář "Žádost o registraci ubytovacího zařízení".

Vyplněný internetový formulář pak můžete zaslat na Ředitelství služby cizinecké policie emailem, datovou schránkou nebo poštou.

Žádost bude vyřízena do 30 dnů.

 

Základní informace: https://www.policie.cz/clanek/oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx

Postup registrace: https://www.policie.cz/clanek/a-oznamovani-ubytovani-cizince-ubytovatelem-prostrednictvim-dalkoveho-pristupu-pres-internet-ubyport.aspx

Žádost o registraci: http://ubytovani.pcr.cz/reg/

3. Povinné informace o ubytovacím zařízení

Identifikátory IDUB a Zkratka přidělené Ředitelstvím cizinecké policie vložíte v:

 

Nastavení - Nastavení systému - Oznamování cizinců Policii ČR - nastavit

 

Ověřte také pro jistotu správnost kontaktních údajů ubytovacího zařízení v:

 

Nastavení - Kontaktní údaje

 

Zejména věnujte prosím pozornost poli "Okres", které je vyžadováno Policií ČR a které je často nevyplněno :)

 

Okres

4. Jak vytvořit v Trevlixu seznam cizinců v požadovaném formátu

V Modulu Hosté zvolte Datum od - do pro období, za které exportujete seznam ubytovaných cizinců.

 

Zobrazí se Vám tabulka se všemi ubytovanými hosty. Ověřte, že všichni cizinci mají v tabulce uvedenou Státní příslušnost.

 

Nyní klikněte na tlačítko "Export pro cizineckou policii".

 

Pokud je vše v pořádku, vygeneruje se vám soubor s koncovkou *.unl, který v následujícím kroku vložíte do aplikace Policie ČR UbyPort.

 

Pokud chybí některé povinné údaje, zobrazí se jejich seznam s možností kliknutím otevřít kartu Hosta a doplnit chybějící údaje.

5. Jaké údaje o cizincích Policie požaduje

Je jich poměrně hodně:

 

  • Datum ubytování Od - Do
  • Příjmení, Jméno
  • Datum narození
  • Státní občanství
  • Trvalé bydliště v zahraničí
  • Číslo dokladu
  • Číslo víza (u vízových cizinců)
  • Účel pobytu (volbou z možností)

 

Veškeré údaje o hostech kromě termínu ubytování můžete editovat na Kartě hosta.

6. Odeslání seznam cizinců Policii

Jakmile máte z Trevlixu vygenerovaný UNL soubor pro zvolené období, přihlaste se do aplikace UbyPort údaji, které jste získali při registraci ubytovacího zařízení:

 

https://ubyport.policie.cz/UbyPort_Formular/

 

Postup vložení vygenerovaného UNL souboru

Tlačítkem „Přihlásit“ se Vám zobrazí stránka se zatrhávátkem „IDUB“ a tlačítkem „Pořizování dat (formulář)“ a tlačítkem „Import dat (UNL soubor)“.

 

Ubyport - import dat UNL soubor

Budete přesměrování na další stranu, na které 1) vložíte do formuláře UNL soubor ze svého počítače a 2) kliknete na tlačítko Načtení souboru.

 

Ubyport - upload UNL souboru

 

Co dělat po odeslání seznamu cizinců?

Zmáčknout tlačítko „Zobrazit doručenku – PDF“, které doručenku zobrazí a tuto doručenku vytisknout a založit jako jeden z listů Domovní knihy, kterou je povinnost v ubytovacím zařízení vést.

 

Více informací najdete na stránkách:

https://www.policie.cz/clanek/a-oznamovani-ubytovani-cizince-ubytovatelem-prostrednictvim-dalkoveho-pristupu-pres-internet-ubyport.aspx

7. Postup v případě opravy seznamu cizinců

Pokud je v některém ze záznamů chyba, bude doručenka obsahovat seznam nepřijatých záznamů a popis chyby.

 

Pro opravu stačí v Trevlixu opravit chybějící údaje, znovu exportovat UNL soubor a vložit opravený soubor stejným způsobem.

 

Duplicitní záznamy nejsou problém, Policii nevadí, pokud je stejný záznam odeslán znovu.

 

 

8. Vedení domovní knihy v listinné podobě

Pokud k vám přijde kontrola z Policie ČR, může po vás požadovat také předložení domovní knihy v listinné podobě:

 

https://www.policie.cz/clanek/hlaseni-pobytu-cizincu.aspx

 

Může to být soubor vytištěných dokumentů s údaji hosta, podespaný hostem. Tyto listinné dokumenty je ubytovatel povinen uschovávat po dobu 6 let od ukončení ubytování cizince.

 

Pro usnadnění práce si uložené údaje cizince můžete vytisknout z Trevlixu a předložit je hostu jen k podpisu.

 

V editaci rezervace klikněte na záložku Hosté.

 

Editace rezervace, záložka Hosté

 

Pokud jsou už k rezervaci přiřazeni (tlačítkem "Uložit") nějací hosté, zobrazí se zde tlačítko "Podpisové listy", kterým exportujete údaje hostů do Excelu.

Na každém listu Excelu je 1 osoba, můžete si vytisknout listy všech hostů nebo jen vybrané listy.

Tisk je přednastaven horizontálně na A4, takže po otočení papíru se na 1 stranu A4 vejdou 2 listy hosta.

 

Podpisový list hosta - cizince