Co je overbooking a jak ho vyřešit

Overbooking je situace, kdy máte více rezervací, než je kapacita ubytování vašeho zařízení.

 

Ideálním nástrojem pro předcházení overbookingu je Channel manager. Ten se stará o automatickou synchronizaci obsazenosti mezi hotelovým systémem a katalogy ubytování.

 

Už máte Channel manager a myslíte si, že k overbookingu nemůže nikdy dojít? Bohužel, i tak se to jednou za čas může stát.

Existují 2 hlavní příčiny, na které si podíváme jednotlivě:

Situace 1: Nesouvisle dostupný typ pokoje (host se musí v průběhu ubytování stěhovat)

Katalogy jako Booking.com neznají vaše jednotlivé pokoje (např. 201, 202, 203).

Ví jen, že máte například 5 pokojů typu "Dvolůžkový standard" a zná kapacitu ubytování v jednotlivých dnech (datech).

 

Ve špičce ubytování, kdy máte vysokou obsazenost tedy může nastat například takováto situace:

 

Overbooking - nesouvisle dostupný pokoj

 

Paní Jana Veselá si přeje rezervovat pokoj "Dvoulůžkový Standard" od 02.09. - 08.09.2020.

Booking.com si prohlédne kapacity vašeho ubytovacího zařízení a vidí, že máte volnou kapacitu 1 pokoj od 02.09. - 08.09.2020. Umožní tedy rezervaci v tomto termínu.

Booking.com už ale nevidí, že od 2.9. - 4.9.2020 je volný pokoj 202 a od 5.9. - 08.09.2020 je volný pokoj č. 221 a host se tedy bude muset v průběhu rezervace stěhovat.

 

Tomuto problému se nedá technicky nijak předejít v žádném katalogu, protože katalogy nepracují s jednotlivými pokoji, pouze s typy pokojů. Jedinou možnou prevencí je co nejvíce rozlišit typy pokojů a mít v každém typu pokojů co nejméně pokojů.

 

Trevlix vás v notifikaci o rezervaci upozorní, že není žádný volný pokoj tohoto typu a nastaví rezervaci do stavu "čeká na schválení".

Řešení situace 1

Existují 2 možnosti řešení:

 

A) Pokud hostu nevadí, že se bude muset stěhovat, pak rezervaci hosta rozdělíte do 2 samostatných rezervací. První rezervaci zkrátíte na termín, ve kterém je dostupný první volný pokoj a změníte do stavu "Potvrzeno". Pak vytvoříte druhou rezervaci pro zbytek rezervovaného termínu v druhém volném pokoji.

 

B) Nahlásíte na Booking.com chybu (Rezervace ubytování v nesouvisle dostupném pokoji, host by se musel stěhovat) a Booking.com se obvykle pokusí zajistit pro hosta náhradní ubytování.

Situace 2: Souběžné rezervace z různých zdrojů

Channel manager automaticky synchronizuje obsazenost v pětiminutových intervalech. Pokud v průběhu 5 minut dojde k více rezervacím stejného typu pokoje z různých zdrojů najednou, může dojít k overbookingu. Zjistíte to podle času uskutečnění rezervací, který bude téměř shodný.

 

Řešení situace 2

Nelze bohužel zcela ošetřit stav, kdy si hosté z různých zdrojů rezervují poslední pokoj stejného typu z různých míst zároveň.

Tento typ overbookingu není častý. Pokud se někdy přihodí, tak zejména v největší špičce (kdy jsou ubytovací kapacity všech poskytovatelů ubytování vyčerpány) u rezervací na poslední chvíli. Zvažte tedy, jestli například nenastavíte v ubytovací špičce omezení na rezervaci nejméně 1 nebo 2 dny předem.

 

 

Situace 3: Interní chyba katalogu

Pokud máte dlouhodobější zkušenosti např. s katalogem Booking.com, tak jistě víte, že:

 

a) umí velmi dobře získávat rezervace

b) rozhodně to není bezchybná aplikace

 

Pokud máte dlouhodobější zkušenosti s provozem Bookingu (samostatně, bez Channel manageru), tak se vám už pravděpodobně stalo, že si katalog Booking občas udělal overbooking sám sobě. Tzn. například v pokoji, který máte jen 1, vám v jednom termínu udělal 2 rezervace. Nestává se to moc často, ale vidíme spousty účtů Bookingu, takže i takových příkladů jsme už viděli hodně.

Například pokud provádíme aktivaci Channel manageru většího ubytovacího zařízení v ubytovací špičce, pak po úvodním importu rezervací Trevlix někdy zjistí a ohlásí, že z katalogu Booking.com importoval více rezervací, než je ubytovací kapacita zařízení. (Např. Booking v době, kdy nebyl napojený na žádný Channel manager, vytvořil v 7 rezervací pro dvoulůžkový pokoj, kterých je pouze 6 a nejedná se o Situaci 1, ale např. o 7 jednodenních rezervací v totožném termínu, takže nepomůže ani stěhování hosta v průběhu rezervace.)

 

Žádný systém bohužel nemůže ošetřit chybu, která vznikne přímo v katalogu ubytování.

Trevlix vás pouze v notifikaci o rezervaci upozorní, že není žádný volný pokoj tohoto typu a nastaví rezervaci do stavu "čeká na schválení".

Řešení situace 3

Nahlaste chybu v Booking extranetu podpoře (Booking udělal více rezervací, než je kapacita typu pokoje). Podpora někdy chybu uzná a zajistí pro hosta náhradní ubytování, někdy vám bude tvrdit, že chyba je všude jinde, jen ne v katalogu Booking. V takovém případě bohužel nemáte jinou možnost, než vyhodnotit si plusy a mínusy katalogu a se se situací smířit nebo s katalogem nespolupracovat. Nic jiného se dělat nedá.