Mám více ubytovacích zařízení

Často se stává, že provozovatel nebo majitel provozuje více ubytovacích zařízení najednou.

Nebo se naopak někdy také stává, že více různých provozovatelů chce sloučit správu blízkých ubytovacích zařízení do jednoho účtu Trevlix.

V takovém případě řeší otázku:

Mám si založit 1 účet Trevlixu a dát do něj všechny provozovny?

Nebo potřebuji samostatný účet Trevlixu pro každé ubytovací zařízení?

Většinou je odpověď jednoduchá:

Pokud se jedná o více ubytovacích jednotek (pokoje, apartmány) na stejné adrese, pod stejným názvem ubytovacího zařízení, provozovaná stejným provozovatelem / majitelem, tak se bude jednat o jedno ubytovací zařízení (hotel nebo penzion s více pokoji, skupina apartmánů v jednom objektu, skupina chatek na jednom pozemku) a stačí tedy jeden účet Trevlixu.

Naopak pokud se jedná o samostatná ubytovací zařízení s jinou adresou, pak pro každé ubytovací zařízení je potřeba založit samostatný účet Trevlixu.

Provozovatelé si někdy říkají, že raději ušetří nějakou stokorunu a dají všechny ubytovací jednotky (pokoje, apartmány, chaty) různých ubytovacích zařízení do jednoho účtu a ještě  "budou mít všechno pěkně pohromadě".

Ve skutečnosti si ale jen zkomplikují práci v mnoha oblastech.

Mají pak sice všechno pohromadě, ale problém je v tom, že mají na jedné hromadě nesouvisející data. 

Všechny PMS (systémy pro ubytovací zařízení), jsou určeny pro jedno ubytovací zařízení. Pokud je jich vloženo do jednoho účtu více, vznikne problém například:

• s jednou hlavní adresou ubytovacího zařízení
• jedny fakturační údaje
• jedna komunikační emailová adresa pro rezervace a komunikaci
• jedna číselná řada typů učetních dokumentů (zálohové faktury různých ubytovacích zařízení budou smíchány dohromady)
• jedna platební brána evidovaná na jednoho provozovatele ubytovacího zařízení nemůže souběžně přijímat platby pro jiného provozovatele / majitele jiné ubytovací jednotky ve stejném účtu Trevlix
• všechny rezervace i platby budou smíchány dohromady
• statistiky a výkazy hostů nebudou dávat smysl (např. výpočet městského poplatku nebude možný, protože budou dohromady započítání hosté z různých ubytovacích zařízení)
• nebude možné provádět automatické oznamování cizinců Ubyport, protože spojení by nahlašovalo hosty z jiných ubytovacích zařízení, atd.

Problém s propojením s katalogy ubytování při spojení více ubytovacích zařízení do jednoho účtu

A nejen všechny PMS (systémy pro ubytovací zařízení), ale také OTA (katalogy ubytování) mají 1 účet vždy určen jen pro 1 ubytovací zařízení.

Např. Booking.com vám nepovolí v jednom účtu pod jedním ID vložit více ubytovacích zařízení na různých adresách. (Umožní vám více ubytovacích zařízení propojit, ale to je něco jiného, k tomu se dostaneme níže.)
Možná jste si jako provozovatel povzdechli: Proč si mám zakládat další účet na Bookingu, když už jeden mám? Ale jde o to, že host si rezervuje ubytování buď v penzionu A v Olomouci nebo penzionu B v Brně. Fakt, že oba penziony možná provozuje stejný majitel nebo provozovatel, není pro hosta primární, pro něj je podstatné, v jakém ubytovacím zařízení si rezervuje ubytování. A z tohoto pohledu se na to musí dívat také katalog ubytování.

Takže pokud už máte například účet u Bookingu, a máte zde ubytovací zařízení založeny odděleně, založte si vždy odpovídajícím způsobem odděleně účty také v Trevlixu.